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合同的签订及履行注意事项

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【摘要】:

 

一、签订合同首先要明确的两个基本原则

 

1)如非即时清结的合同,双方必须以书面方式约定。因为这样的争议出现时,更有利于双方明确责任。而订立书面约定的二个基本目的:一是双方确定了各自的权利义务;二是作为证明,在争议产生后,可以直接向司法机关提交,以作为证明自身所主张的依据。但是一些工作单位,在经济往来中为省事便利或是基于对顾客的信赖,而只凭对方的电报、通话、交货通知单等就完成了交付,如果一方出现失信,便纠缠不清,从而造成了合同纠纷。在这时,因为无从举证或证据不足而常常造成己方无从立案或起诉要求无法取得人民法院的支持。

 

2)要对合同的所有规定要进行具体、细化。

 

二、签订合同主体资格的审查

 

依据不同的签约人要着重审查如下材料:

 

1)由对方法定代表人亲自签约的情况

1、对方是否有营业执照,而且是否真实,以及营业执照上明确的经营范围、经营期限等;

2、营业执照上记载的法定代表人是否和合同上的签字者有差异;

3、签约人的身份证等有关身份材料的审查;

4、对方营业场所以及是否正常经营等。

 

2)由对方特定的业务员签约的情况

1、业务员的身份证明材料;

2、业务员与委托单位的关系;

3、业务员与委托单位之间能否有合法高效的委托手续;

4、业务员是否取得委托单位的授权,尤其要注重审核受托代理的权限、受托代办的时限。特别防范无权代理、越权代理;

5、委托企业单位是否有营业执照,以及签约时是否还存在。

 

总之,在签订前双方务必要对对方当事人的情况做出具体仔细的核查。采取的方法,可以是通过来电咨询、来信、发函、上门检查,又或者到政府相关机关询问情况等。在进行了一番研究的基础上,可以比较具体地了解对方的实际状况,这也是双方签订合同的第一步。

 

三、合同主要内容的审查

 

一般来说合同的具体内容由双方当事人共同约定,主要包含了如下条款:1、双方当事人的姓名、住址;2、标的内容;3、总量;4、质量;5、价款或报酬(支付时限、支付方式);6、履行时限、地址、方式;7、违约责任(经济损失补偿、违约金核算);8、争议解决的办法(人民法院、仲裁委员会)。根据一个较为普遍的服务合同,将上述各主要条款一一加以说明。

 

1)审核合同的名称是否与合同的具体内容保持一致。

 

2)合同上双方当事人的姓名以及住址。除了前面提到的对双方合同当事人主体资格的严格审核程序之外,在合同签订之时还必须仔细审查合同上对方合同当事人的姓名能否与其所签署的公章相符,这点是非常关键的。

 

3)做好对合同标的的审查工作。从服务合同上来说,要确定服务范围。对于易产生歧义的商品名称,可以进行特别的解释,避免产生无谓的争议。

 

4)对标的物的总量、价格、数额等作出有必要的核定。对于服务合同要确定收取的服务项目、方法等。

 

5)产品质量方面的规定、标准,以及供方对产品质量管理的要求和时限,必须清楚具体。从服务合同来说,明确了对其所提供业务的具体规定。

 

6)对于标的物的验收,要严格规范具体的验收程序。如请求对方在收到标的物之后及时进行签收,如有异议则必须在规定期限内告知我方,否则视作我方已完成合同的履行。

 

7)有关支付方式及时限。采取怎样的支付方法,对保障我方债权的实现具有至关重要的意义,要根据对方的履约能力选择风险系数比较小的一种履约方式。当买方使用银行支票支付时,要按规定的程序加以检验,以防被买家用虚开的支票带走标的物。而为了避免对手虚开支票,可直接到出票人开户行去持票入账,可核实该支票有无兑现。

 

8)在合同中可明确定金条款,可有效维护我方利益。此外,违约责任条款也要本着对我方有利的原则,进行明确规定。

 

四、合同履行应注意的问题

 

1)有合同并不当然代表合同已履行。结束工作时应让对方签收回单,回单尽量有对盖章,如无盖章应有授权人签字。

 

2)如我方有支付义务,对方收款单位与合同当事人不一致的,须让合同当事人提供付款指示说明。

 

3)如对方让第三方向我方支付,应由支付人开具代付款凭证。

 

4)合同履行中注意保留证据。在交易中未妥善保存交易往来文件,出现纠纷时,由于文件不全而造成部分交易细节没有证据,甚至部分文件原件丢失,仅留下复印件。由于复印件易伪造,笔迹也无法进行笔迹识别,无法独立成为证据,故对方不承认该复印件时法庭难以采信。

 

5)业务部门和财务部门密切协调,对应付账款进行有效催收,避免欠款超过诉讼时效。

 

6)如有纠纷出现,应注意收集提交下列证明合同签订、履行、变更的证据:

 

1、书面合同或口头合同内容、证明人证言;

2、交付标的物或提供标的物的单证的证据;

3、交付有关单证和资料的证据;

4、接收标的物的证据;

5、标的物数量、质量异议通知的证据;

6、样品查封及样品质量的证据;

7、第三人对标的物主张权利的证据;

8、合同变更、解除的证据;

9、违约情况的证据;

10、违约金或损失的赔偿金额及其他证据。

 

五、结合案例讲解在合同的签订和履行过程中应注意的事项

 

案例1:关于无权代理的案件

房屋业主甲方委托其母亲,通过中介将房子卖给乙方,乙方在支付部分购房款之后,甲方(业主母亲)将房屋交给乙方。后因房价上涨,甲方认为卖房吃亏,要求乙方增加房款,乙方拒绝。甲方向法院提起诉讼,认为其母亲没有权利卖房,因为授权委托书只列明有管理房屋等事项,并没有明确授权卖房。在法院审理过程中发现,甲方曾为履行双方的房屋买卖合同,将购房收据在开发商处换成发票后交给乙方用于购房抵扣税款,法院综合案件其他事实,认定虽然委托书授权不明,但甲方有事后用行动追认代理行为的事实,法院最终认定双方的买卖合同有效。


提示:如果在签订合同时严格审核委托人的代理权限及事项,可避免给对方留下法律上的漏洞。

 

案例2:关于签订合同进行资信调查


原告为一家设备租赁公司,被告是租赁人,原告将设备租赁给被告使用,被告将货物存放于第三方,第三方与被告有一定的关联性,原告一直以为第三方是被告的下属企业,之所以租给被告就是因为第三方有履行能力。合同履约过程中,原告发现被告没有能力履行合同,经过调查,第三方与被告有一定的关联性,但在法律上完全是两个独立的主体,按照法律规定要求第三方承担责任,没有依据。


提示:本案如果出租人在签订合同时,进行适当的资信调查是可以避免出现此情况。

 

案例3:关于签订合同的违法性审查


一家文化公司(甲方)与另一家公司(乙方)签订协议,就某项服务签定协议,双方在签定合同中约定甲方将相应的服务款项交付给乙方指定的账户,后乙方指定付款至某个人账户,后来因各项服务产生纠纷,乙方向法院起诉,要求甲方支付相应的服务费。甲方答辩称乙方提供的是个人账户,违反法律,所以没能付款,没能付款的原因在乙方。经法院审理,法院认定该约定违反了《公司法》《商业银行法》的强制性规定,属无效条款。


提示:审查合同基本的一项是合法性审查。

 

案例4:合同印章,在合同签订与履行时不一致


某建筑公司(甲)向钢材公司(乙)购买钢材,买卖双方签订钢材买卖协议,协议签定之后,钢材公司将钢才运输到建筑公司的工地,建筑公司接收钢材后,在送货单上盖章,但该章没有备案。因钢材款发生纠纷后,乙方将甲方诉至法院,要求支付钢材款,甲方答辩没有收到乙方的钢材,乙方送货单上的签章也不是甲方的。诉讼时,因工程已完工,工地人员已全部撤离。法院经过周密的调查,证实甲方收到了乙方的钢材,最终判令乙方胜诉。


提示:印章前后不一致,合同履行中时有发生,此问题值得注意。

 

案例5:在合同履行中传真等产生的问题


甲方为一制衣公司,乙为一时装公司,甲方受乙委托包工包料生产一批服装,订单的方式是乙方通过传真发给甲方,但是传真号不属于乙方公司的电话,在甲方按照乙方的标准加工完成之后,乙方拒收。为此产生纠纷,甲方诉至法院,要求乙方支付加工费。乙方答辩,从没有委托甲方加工服装,应驳回甲方的诉讼请求。好在甲方诉讼前,进行了录音证据保全,案件经过一二审,最终判决乙方败诉。


提示:本案涉及的传真件问题,在履行合同时,应引起注意。

 

上述案例都是在签订履行合同过程中发生的经常情形,提醒公司管理人员注意,在签订合同的过程中,如果没有相应的预防和补救措施,权益很难得到保障。